行政机关在政府信息公开答复时应注意的七大要点
发布时间: 2021-09-01 09:16 来源:“西湖公共法律服务”微信公众号 字号:
    政府信息公开的推行使政府工作更加透明化,既保障了公众知情权,又提升了政府依法行政水平,促进了社会经济良性发展。但是,行政机关因错误地拒绝受理政府信息公开申请、未尽到信息的查找检索义务、答复类型判断有误等导致行政案件败诉的情况时有发生。

  本文通过梳理逾百件政府信息公开纠纷案件,归纳整理出行政机关在政府信息公开中答复中应注意的七大要点,帮助政府厘清信息公开实务难点,进一步规范履行信息公开职能。

  

 

  要点一:应当依法答复

  极少数行政机关收到信息公开申请后,不做任何处理,听之任之,这是典型的行政不作为,一旦诉至法院,答复机关必败无疑。《政府信息公开条例》第三十六条规定对于政府信息公开的申请,行政机关要根据不同情况分别作出答复;第三十条规定申请内容不明确的,行政机关应当给予指导和释明,并自收到申请之日起7个工作日内一次性告知申请人作出补正。因此,及时、准确地公开政府信息是行政机关的法定义务,即便信息公开申请存在问题,都应当告知申请人并说明理由。

  另外一种情形是行政机关误解了自己的职责,认为本机关不是所申请信息的制作单位,没有答复义务,进而拒绝答复。其实,《政府信息公开条例》第十条规定,制作机关和保存该信息的机关都负有公开义务。还有些被申请人认为,自己不属于行政机关,无公开义务,进而拒绝答复。实际上,公共企业单位、事业单位、“党、政、军、企”特殊混合体制均受到《政府信息公开条例》制约,负有信息公开的职责。

  要点二:进行针对性答复

  此类案件主要表现为,虽然行政机关在法定期限内对申请人作出了信息公开答复,但其作出的答复内容和申请人申请公开的事项无关,答复缺乏针对性、准确性,看似巧妙,实则是回避问题,不能有效解决信息公开申请人的申请要求,无法保障申请人的知情权。

  要点三:按期答复

  《政府信息公开条例》第三十三条规定政府信息公开答复期限可分为当场答复、20个工作日内答复、40个工作日内答复。在信息公开实务工作中,行政机关要严格把握好答复期限,避免因超期答复导致案件败诉。

  同时需要注意的是,延长答复期限的,在答复期限届满前,行政机关应当向申请人履行告知义务,并且需要留有凭证。而且,行政机关在延长答复期限时,应避免以下三种不规范情形:

  1. 没有告知需要延长答复期限;2. 没有在答复期限届满前告知需要延期答复;3. 告知延期答复时不留凭证。

  要点四:按申请人要求形式答复

  申请人在申请信息公开的过程中,往往要求行政机关以特定的形式进行答复,因为在现实生活中,特定的信息用途往往需要特定的形式,若没有该特定形式,则该信息答复没有利用的价值。

  ➽《政府信息公开条例》第四十条规定:行政机关依申请公开政府信息,应当根据申请人的要求及行政机关保存政府信息的实际情况,确定提供政府信息的具体形式。

  根据上述法律规定,行政机关在处理信息公开申请时,应当按照申请的内容、申请人要求的格式,及时、准确地公开相关政府信息,只有达到该程度,才应当认为其已经完全履行了信息公开的义务。

  要点五:正确区分信访和政府信息公开

  有些行政机关将申请人提交的政府信息公开申请,按照信访事项,转交给信访部门处理,政府信息公开答复变成了信访答复。鉴于信访和信息公开工作在执行依据、主体、程序、行为可诉性等多方面存在差异,且没有法律法规授权答复机关可以用信访替代信息公开答复,所以,李代桃僵的做法会有极高的败诉风险。

  建议行政机关在收到信息公开申请后,可通过判断申请人的目的,区分该申请属于信息公开申请还是信访、投诉、举报活动。如果申请人的目的在于获取信息,则一般属于信息公开范畴;如果申请人的目的在于要求信息公开主体对某事项进行查处,则一般属于信访、投诉、举报活动范畴。

  要点六:全面答复

  申请人仅提交一份申请,但却包含多个请求,甚至有些请求公开的内容根本不属于被申请行政机关掌握。对此类信息公开案件进行答复时,若行政机关只对其中部分申请进行答复处理,其他事项只字不提,容易引发行政纠纷并有败诉风险。

  面对违反“一事一申请”原则,一次提出公开多个事项申请时,建议行政机关根据《国务院办公厅关于做好政府信息依申请公开工作的意见》(国办发〔2010〕5号)第三点规定,要求申请人按照“一事一申请”原则,对申请方式加以调整:即一个政府信息公开申请只对应一个政府信息项目。或者,对自己掌握的信息部分予以答复,答复中,一并告知本机关没有掌握其他申请事项信息,指引他们向相关单位申请查询。

  要点七:尽到检索义务,保存检索记录

  在政府信息公开事项中,行政机关经常会作出政府信息不存在的答复。

  ➽《政府信息公开条例》第三十六条第(四)项规定,经检索没有所申请公开信息的,告知申请人该政府信息不存在。此类案件的争议焦点通常为,政府信息是否存在,行政机关是否已经尽了积极的检索义务,判断的通常方法是查明行政机关是否确实尽到了积极的检索、查找义务。因此,行政机关应当充分重视证据的固定保存,比如检索留痕的截图、纸质版证明等,以此证明已经尽到合理的检索义务。如果行政机关无法提供经检索的证据,将承担举证不能的败诉后果。

  

 

  结   语

 

  

 

  虽然《政府信息公开条例》的条文不多、看似简单,但在实践中,因申请人申请公开的内容包罗万象、在信息公开申请中的描述五花八门,使得行政机关对信息公开的处理异常复杂,申请人与信息公开部门之间的纠纷也不断发生。上述七大要点是政府信息公开工作中普遍存在的难点问题,希望通过我们的解析,能为行政机关处理相关问题提供参考,避免答复不当而引发行政纠纷。